Vorteile einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es viele Details zu beachten: Die aktuelle Rechtslage oder die konsequente Pflege relevanter Mitarbeiter-Daten. Das nimmt Zeit in Anspruch und birgt erhebliche Risiken für Fehler.
Mit der richtigen Software ist eine korrekte Personalabrechnung aber keine wirkliche Herausforderung für HR. Anwender haben jederzeit den Überblick über die Vorgänge und gewinnen wertvolle Zeit. Zum Beispiel, weil eine doppelte Vorhaltung von Daten entfällt und Daten automatisch an Ämter und Behörden übermittelt werden.
Was sollte ein Programm zur Lohnabrechnung beinhalten?
User-Interface und hoher Automatisierungsgrad
Zunächst einmal ist es wichtig, dass ein Programm zur Lohnabrechnung über ein intuitives User-Interface verfügt. So können sich Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit einarbeiten. Das erhöht die Akzeptanz und gewährleistet einen nahtlosen Übergang von den alten zu den neuen softwaregestützten Abläufen.
Zum Beispiel nimmt ein hoher Automatisierungsgrad HR viele Tätigkeiten ab, etwa in den folgenden Bereichen:
- Automatisierte Plausibilitätsprüfungen, die bei der Datenerfassung unterstützen
- Digitale Assistenten, die bei besonderen Abrechnungsformen wie Pfändung, Kurzarbeit oder betriebliche Altersvorsorge unterstützen
- Automatisch gesteuerte Arbeitszeitkonten, mit denen HR jederzeit die geleisteten Stunden abrufen kann
- Mehr- oder Minderleistungen sollten automatisiert auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters gebucht werden
Bescheinigungswesen
Für HR-Experten innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es besonders komfortabel, wenn das Melde- und Bescheinigungswesen komplett in die hauseigene Software integriert ist. Mit einer guten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware können Anwender Daten für die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungen direkt aus der Software heraus an die entsprechenden Stellen, Behörden und Ämter übermitteln.
So entfallen weitere unnötige Handgriffe. Etwa bei den folgenden To Do’s:
- Erstellen von Anträgen gemäß Aufwendungsausgleichgesetz (AAG)
- Elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL)
- Arbeitsbescheinigungen
- Nebenverdienstbescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit (BEA)
- Automatische Information über rückübertragene Datensätze mit Importfunktion
Anmerkung: Wichtig dabei ist, dass die Lohnsoftware ITSG-zertifiziert ist. Um am maschinellen Beitrags- und Meldeverfahren der Krankenkassen teilzunehmen, ist zum Beispiel ein Zertifikat der ITSG notwendig.
Tarifliche Regelungen
Mit der richtigen Software lassen sich Löhne auch für spezielle Branchen zuverlässig und tarifgemäß abrechnen:
- Baugewerbe
- Maler- und Lackiererhandwerk
- Garten- und Landschaftsbau
Und so funktioniert’s: Die verschiedenen Lohnarten sind in der Software hinterlegt, alle tariflichen Vorgaben werden automatisch berechnet. Diese Zum Beispiel:
- Zuschüsse zur VWL
- Sozialkassenbeiträge/-erstattungen
- Urlaubsansparungen
- Einlösungen über das Urlaubskonto
Elektronische Meldungen an die Sozialkassen (ANMEL, URMEL, RAMEL) sowie Anträge an die Bundesagentur für Arbeit generiert die Software selbstständig und die gesamte Datenübermittlung an die Sozialkassen erfolgt direkt aus der Software heraus.
Monitoring der Personalkosten
Mit einer guten Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung haben Anwender auch stets die Personalkosten im Blick. Diese lassen sich im Idealfall auf Kostenstellen und Kostenträger verteilen. So können HR-Abteilungen zum Beispiel die Lohnentwicklung der Arbeitnehmer in den einzelnen Fachbereichen auswerten.
Vereinfachte Zustellung von Lohndokumenten
Ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt, gilt es, Lohnnachweise an die Belegschaft zu übermitteln. Auch hierbei kann eine gute Software die Abläufe erheblich vereinfachen, indem über sie per Knopfdruck Lohn- und Gehaltsdokumente Online zugestellt werden
Datensicherheit
HR-Software-Hersteller, die ihre Anwendungen per Cloud zur Verfügung stellen, müssen nachweisen, dass alle Dokumente sicher und verschlüsselt in ihrem Rechenzentrum gespeichert werden. Viele Cloud-Anbieter sind professionell aufgestellt und verfügen über zertifizierte Prozesse.
Außerdem wichtig: Die Server des Lösungsanbieters sollten auf europäischem Boden stehen – damit die strengeren Datenschutzrichtlinien, die in Europa gelten, greifen.
HR-Software für die Lohnabrechnung auswählen und vergleichen
Wichtig ist, sich im Vorfeld ein möglichst umfassendes Bild von einer Software zu machen. Hier bieten HR Software Hersteller auf ihren Webauftritten in der Regel detaillierte Informationen an.
Auf Wunsch stellen sie auch vorübergehende Testzugänge, Live-Demos und Webinare zur Verfügung, damit sich ein User einen ersten Eindruck von der Bedienung und Funktionsbandbreite eines Programms machen kann.
Ratsam ist es auch, sich auf unabhängigen Portalen wie unserem zu informieren, wie sich eine Software im Praxistest macht. Anwender sollten bedenken, dass diese Tests unabhängig sind und nicht im Auftrag eines Software-Herstellers erstellt werden und somit noch einmal Details zum Vorschein bringen können, die vom Hersteller so nicht angeführt werden.
