Workforce Management Software von Softworks

Das Arbeitszeit-Management von Softworks 

Das Softworks Arbeitszeitmanagement ist ein extrem leistungsstarkes Werkzeug in Bezug auf Erfassung, Analyse und Auswertung von Arbeitszeiten. Dabei kann auf unterschiedliche Methoden zurückgegriffen werden, wie beispielsweise Terminals mit biometrischer Erkennung, Annäherungssensoren oder eine PIN-Eingabe.

Ein großer Pluspunkt: In der Regel können bei dieser Anwendung vorhandene Geräte integriert werden.

Softworks bietet die Option, alle Lohn- und Gehaltsregeln des jeweiligen Unternehmens zu automatisieren. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine klare Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden, die Fehlzeiten, die jeweiligen Einsatzpläne und die bereits genommenen sowie die beantragten Urlaubstage. Selbstverständlich berücksichtigt die Software dabei auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, wie beispielsweise die Europäischen Richtlinien zur Arbeitszeitgestaltung, und meldet Verstöße direkt an den Verantwortlichen im Unternehmen.  

Urlaubs- und Freistellungsverwaltung

Dieses Modul minimiert negative Auswirkungen von Fehlzeiten, sowohl von geplanten (Urlaub) als auch von ungeplanten. Durch präzise Anwesenheitsinformationen in Echtzeit haben Verantwortliche jederzeit alles im Blick und können bei Bedarf schnell reagieren. Dieses Verfahren führt zu einer großen Arbeitseinsparung. Gleichzeitig erleichtert es die Verwaltung von Urlaubsansprüchen in folgenden Fällen:

• Mutterschaftsurlaub
• Elternzeit 
• Pflegezeit 
• Adoptionsurlaub
• Pflegezeit
• Abwesenheit wegen höherer Gewalt
• und Vieles mehr

Effiziente Abläufe, geringer Aufwand, aktueller Stand, Weitergabe von Fehlzeiten an die Lohnbuchhaltung helfen, Probleme bei der Lohnfortzahlung zu vermeiden. Mit dem zentralisierten System von Softworks behalten die Verantwortlichem im Personalwesen ihr gesamtes Unternehmen im Blick.

Automatische Dienstplanerstellung

Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens ist es, die richtigen, kompetenten Mitarbeiter am richtigen Ort zum optimalen Zeitpunkt einzusetzen. Je größer das Unternehmen, desto mehr Mitarbeiter und desto mehr Aufwand bei der Personaleinsatzplanung. 

Die Software von Softworks bietet eine Lösung, die den Ablauf automatisiert und zugleich sicherstellt, dass alle relevanten Vorschriften berücksichtigt werden. Dieses bietet den entscheidenden Vorteil, dass hierfür weniger Arbeits- und Zeitaufwand im Personalwesen eingeplant werden muss.

Egal, ob Schichtpläne, Fehlzeiten, Gesamtarbeitszeiten oder Kostenberechnung: Mit der Anwendung von Softworks haben Unternehmen immer die optimale Übersicht über Personaleinsatz und Arbeitsbedarf.

HR Management 

Die Workforce Management Software von Softworks arbeitet Cloud-basiert. Die zentrale Verwaltung beinhaltet alle personenbezogenen Daten von Mitarbeitern für die Erstellung von wichtigen Unterlagen wie etwa:

• Beschäftigungsnachweise
• Kompetenzprofile
• Schulungen
• Gehaltsabrechnung 
• Vergünstigungen
• etc.

Mit den Softworks-Modulen für: 

• Zeiterfassung
• Personaleinsatzplanung
• Berichterstellung 
• Workflows 

So hat der Nutzer dieser Anwendung zusätzlich eine breit gefächerte Sammlung wichtiger Tools für das Personal-Management.

Mitarbeiter-App für mehr Selbstverwaltung

Mittels einer App ist es möglich, auch den Mitarbeitern den Zugriff auf die Workforce Management Software zu gewähren. So lassen sich Aufgaben, die sonst vom Personalwesen erledigt werden mussten, direkt an den jeweiligen Arbeitnehmer übertragen. Das ist effizienter und zudem ist so auch mehr Transparenz gewährleistet.

Die App kann auf dem Handy oder dem Desktop genutzt werden und verfügt über eine automatische GPS-Standortangabe. Über sie ist Zugriff auf folgende Funktionen möglich:

• Ein- und Ausstempeln
• Anzeige des Verlaufs der erfassten Arbeitszeiten 
• Überprüfung von Einsatz- und Dienstplänen
• Beantragung von Urlaub jeglicher Art
• Anzeigen von Urlaubssalden
• Einsicht in Gleitzeitsalden 
• Möglichkeiten, zusätzliche Schichten zu beantragen oder zu tauschen
• Aktualisierung personenbezogener Daten
• Terminkalender 

Ohne viel Aufwand und zeitaufwendige Einarbeitung können Mitarbeiter mithilfe der App von Softworks selbständig in den Tools Änderung und Aktualisierung vornehmen. Automatisch erhält der entsprechende Vorgesetzte eine E-Mail und kann beispielsweise einen Urlaubsantrag sofort genehmigen.

Dies verringert den Verwaltungsaufwand sowie Reibungsverluste. Der Mitarbeiter erhält schnell Antwort und kann besser und sicherer planen. Dies wiederum erhöht die Mitarbeiter-Zufriedenheit. 

Lern- und Kompetenzmanagement

Mit diesem Modul können Firmen Schulungen, Qualifikationen und den Lernbedarf von Mitarbeitern erfassen und optimal managen. So haben Personaler immer einen aktuellen Überblick über die Kompetenzen aller Mitarbeiter und Qualifikationsbedarf lässt sich einfach per Klick ermitteln. Die Vorteile dieses Moduls der Workforce Management Software sind:

• Mitarbeiterschulungen planen 

Abhängig vom zukünftigen Bedarf des jeweiligen Unternehmens

• Mitarbeiterschulungen verfolgen

Das Personalmanagement kann Wissens-Fortschritte überwachen und verfolgen. So wird ein rechtzeitiger Schulungsabschluss sichergestellt oder eventuell auftretende Probleme lassen sich zeitnah lösen.

• Verwaltungsaufwand reduzieren 

Die HR-Manager der Unternehmen, die diese Software nutzen, sind immer auf dem aktuellen Stand – ohne großen Aufwand oder Sucherei.

• Budget & Plan

Die Software von Softworks ermöglicht eine optimale Planung und Verwaltung vorhandener Budgets.

• Schulungsabschlüsse sicherstellen

Mithilfe dieses Tools behalten Personalchefs, Abteilungsleiter sowie Firmenchefs den Überblick, welche Mitarbeiter welche Schulungen absolviert haben oder noch benötigen. So werden Zertifizierungsforderungen der jeweiligen Branche problemlos eingehalten.

• Zertifizierung und Lizensierung überwachen

Wichtig für die Beibehaltung der Zertifizierung jedes Unternehmens ist die Überwachung von stellenspezifischen Zertifizierungen und Lizenzierungen. Dank dieses Tools werden keine Fristen mehr versäumt und die Verantwortlichen erhalten rechtzeitig eine Info, wenn etwas ausläuft.. 

• Informationen immer auf dem neuesten Stand

Dank der Workforce Management Software sind Informationen zu Kursen, Administratoren, Schulungsleitern, Verträgen und Veranstaltungsorten immer up to date sind.

• Automatisierung 

Sogar der Ablauf einer Schulung kann mit dieser Anwendung komplett vom HR-Management automatisiert werden. Angefangen bei der Kurseinladung, über die Genehmigung bis zur Teilnahmebestätigung.

• Berichte erstellen

Auch das ist mit diesem Programm einfach und wenig zeitaufwendig möglich – von der Erstellung von Berichten zu Kompetenzen und Qualifikation bis hin zu Kompetenz-Abstufungen aller Mitarbeiter.

Bewertung der Workforce Management Software

Die Softworks Workforce Management Software lässt keine Wünsche offen und bietet seinen Usern viele Tools und Module, die das HR-Management erleichtern und jede Menge Zeitersparnis bieten.

“Die Mitarbeiter finden Softworks sehr benutzerfreundlich, sie mögen die Tatsache, dass es einfach zu navigieren ist und in Echtzeit aktualisiert wird, sie mögen die Möglichkeit, ihre Stempelkarten zu überprüfen, die tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und das Zeitguthaben.” Aran Biomedical

“Vorgesetzte müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, ob Mitarbeiter ihre Dienstpläne vergessen haben oder wie sie die Dienstplaninformationen an die Mitarbeiter weitergeben können – all das ist in der Softworks-App enthalten.” Certa

“Die automatische und minutengenaue Berechnung der Gleitzeit und die automatische Urlaubsberechnung für die Mitarbeiter hat den Verwaltungsaufwand und die manuellen Aufgaben erheblich reduziert.” Jewelcast