Die Funktionen von Centric im Überblick
Sie setzen auf SAP HCM und SuccessFactors? Bei Centric erhalten Sie clever integrierte Lösungen, um Ihre HR-Prozesse effizient und einfach zu erweitern. Und zwar in diesen Bereichen:
- Digitale Personalakte: Sicherer und schneller Zugriff auf Personaldokumente
- Scannen: Mit der Lösung Centric Scan2Employee File können Ihre Multifunktionsdrucker / -scanner integriert werden, sodass gescannte Dokumente direkt in der Akte landen.
- Dokumentenerstellung: Mit dem Document Builder von Centric erstellen Sie Dokumente direkt in Ihrem SAP- oder SuccessFactors-System
- Zeugnis-Generator von Centric: Erstellen Sie juristisch geprüfte und professionelle Zeugnisse mit nur wenigen Klicks
- Payslip Box: Integrierte Lösung von Centric, um entgeltrelevante Dokumente den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen
Die Funktionen im Detail
Die Digitale Personalakte von Centric
Die Digitale Personalakte, der Centric Employee File, bietet Anwendern ganz spezielle Möglichkeiten. Durch die vollständige Integration in SAP HCM und SuccessFactors erzeugt Centric automatisch zu jedem und jeder Mitarbeiter:in eine Digitale Personalakte, übernimmt automatisch die Rechte und Rollen der HR-Benutzer:innen und kann auf Wunsch automatisiert Personaldokumente aus SAP HCM oder SuccessFactors in der digitalen Personalakte ablegen.
Darüber hinaus können mit Centric auch Dokumente mit Daten aus SAP HCM oder SuccessFactors erzeugt und digital signiert werden. Entweder automatisiert auf Basis von Änderungen direkt in SuccessFactors oder aber über eine manuelle Vorlagenauswahl. Die Centric Employee File und sämtliche Erweiterungen basieren auf SAP Fiori Technologie und fügen sich nahtlos in Ihre SuccessFactors-Umgebung ein.
Hier die Funktionen, die die Centric Employee File bietet:
- Vordefinierte und anpassbare Registerstruktur
- Volltextsuche, aktenintern und aktenübergreifend
- Rollenbasierte Handhabung
- „4-Augen-Prinzip“ für das Löschen, Verschieben und Hochladen von Dokumenten
- Notizen und Wiedervorlagen
- Temporäre Aktenausleihe für Führungskräfte und Mitarbeiter (ESS / MSS)
- Vollständigkeitsprüfung für definierbare Pflichtdokumente
- Outlook 365 Add-In zur Dokumentablage und Aktenöffnung
- Single-Sign-On (SSO)
- Reporting-Funktionalitäten & KPI Dashboard
- Verwendung des bestehenden SAP HCM- oder SuccessFactors-Berechtigungskonzepts
- Nutzung der SAP HCM- / SuccessFactors-Stammdaten
- Einbezug der Intelligent Services in SuccessFactors zur Dokumentübernahme aus SuccessFactors Modulen
- 100 Prozent SAP-Technologie
- Intuitiv bedienbare und moderne Benutzeroberflächen durch SAP Fiori
- Sicherer Betrieb in zertifizierten SAP Rechenzentren
- Standortunabhängiger Zugriff
- Für internationale Kunden geeignet, durch einfache Anpassbarkeit der Sprachpakete.
- Dokumentarchivierung in der Cloud oder on premise
- Scannen der papierbasierten Bestandsakten inkl. Vorbereitung, Verarbeitung, Vernichtung oder Rücktransport
- Automatischer Import der gescannten Dokumente (inkl. Zuordnung zur richtigen Akte)
Der Document Builder von Centric
Für die Dokumentenerstellung im Personalwesen ist die Integration des Document Builders von Centric möglich, mit dem Dokumente automatisch in der Digitalen Personalakte abgelegt werden können. Um Dokumente zu erstellen, nutzen HR-Verantwortliche ganz einfach Vorlagen, Textbausteine und Regeln, die selbst angelegt und bearbeitet werden können.
Dabei importiert der Document Builder von Centric die Stammdaten des betreffenden Mitarbeiters direkt aus SAP HCM oder SuccessFactors. Zeitaufwändiges und nerviges Copy & Paste ist also nicht nötig. Das fertige Dokumente wird automatisch in der richtigen Digitalen Personalakte abgelegt.
Die folgenden Dokumentenarten erstellen Sie zum Beispiel im Handumdrehen mit dem Document Builder von Centric:
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Mitarbeiterversetzungen
- Arbeitszeitbestätigungen
- Bescheinigungen
- Bestätigungen
- Einzel- oder Serienbrieferstellungen
Für die Bereitstellung entgeltrelevanter Dokumente an Mitarbeiter:innen kann die Centric Payslip Box integriert werden.
Arbeitszeugnisse generieren
Erstellen Sie mit dem Zeugnis-Generator von Centric außerdem juristisch geprüfte und professionelle Arbeitszeugnisse mit nur ein paar Klicks. Das Tool führt Anwender durch den gesamten Prozess.
Einfacher geht’s nicht: Sobald ein Mitarbeiter ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordert, erhält der zuständige Linienvorgesetzte eine automatische Aufforderung, den Mitarbeiter zu bewerten. Das ist mit wenigen Handgriffen geschehen. Die Personalabteilung muss die Bewertung nur noch prüfen und freigeben alles weitere geschieht automatisch. Das Zeugnis ist danach für den Mitarbeiter und alle am Prozess beteiligten Personen abrufbar.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Nutzung der SAP HCM-/SuccessFactors-Stammdaten
- Intuitive Oberfläche zur Zeugniserstellung
- Mitarbeiterbewertung anhand eines Notensystems
- Juristisch-geprüfte, DSGVO-konforme Textbausteine
- Einbindung aller Verantwortlichen in den Zeugniserstellungsprozess
- Nachträgliche Bearbeitung in MS-Word möglich
- Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten
- Nutzung der SAP Rechenzentren
Bewertung
Im Laufe vieler Jahre und Personalprojekte hat Centric für seine Kunden zahlreiche SAP HCM Add On Produkte entwickelt und erweitert. Für Prozesse innerhalb der Dokumentenverwaltung und -erstellung stehen Anwender:innen aus dem Personalbereich die Digitale Personalakte, die Payslip Box, der Zeugnis-Generator und der Document Builder zur Verfügung.
Dass die Produkte von Centric tatsächlich die perfekte Ergänzung für SAP HCM- oder SuccessFactors-Anwender:innen sind, möchten wir Ihnen nachfolgend am Beispiel der Digitalen Personalakte erläutern. Mit dieser ist langes Suchen nach Dokumenten zum Beispiel kein Thema mehr. Alle notwendigen Informationen liegen auf Knopfdruck vor, auf alle relevanten Daten aus SAP HCM oder SuccessFactors kann nahtlos zugegriffen werden, was in Unternehmen erhebliche Ressourcen freisetzt. Personalverantwortliche verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und können sich stärker auf strategische Themen fokussieren.
Kunden von Centric sind auf jeden Fall begeistert. „Wir haben uns die Lösung angesehen und wussten sofort: Das ist genau, was wir brauchen – einfach, gut bedienbar und schlank, das heißt, auf das Wesentliche beschränkt“, sagt etwa Thomas Mayer, HR-Generalist bei Gameforge. Das Unternehmen aus Karlsruhe hat sich für SuccessFactors als Personalsoftware mit der Digitalen Personalakte von Centric entschieden.
Bei der Implementierung der Digitalen Personalakte von Centric definierte die Personalabteilung vorbereitend die Aktenstruktur und gab Informationen bezüglich der benötigten Berechtigungen und Benutzerrollen an das Expertenteam von Centric weiter. Die Digitale Personalakte wurde daraufhin eingerichtet.
Das Anwenderunternehmen profitierte von Anfang an von vielen Vorteilen: Mitarbeiter:innen und Führungskräfte können überdies in Personalprozesse einbezogen werden, was Abstimmungs-Prozesse deutlich verschlankt. Da es sich bei der Digitalen Personalakte von Centric um eine Cloud-Lösung handelt, ist diese 24/7 verfügbar und bietet einen ortsunabhängigen und anwenderspezifischen Zugriff. Das ist in Zeiten von Remote-Work Gold wert.
Außerdem sind die Aktenstrukturen der Digitalen Personalakte von Centric flexibel skalierbar und das Datenmodell wächst mit dem tatsächlichen Bedarf. Ein Dashboard liefert darüber hinaus viele Kennzahlen zu Akten, Dokumenten und Prozessen aus dem HR-Reporting.
Unser Fazit: Die Digitale Personalakte sowie die Dokumentenerstellung von Centric integrieren sich optimal in SAP-Systeme und ermöglichen HR-Abteilungen schnelle und automatisierte Umsetzung aller Personalprozesse. Wir sind überzeugt!
