Weshalb sich ein Umstieg von Excel auf HR Software lohnt

Gerade kleinere Unternehmen vertrauen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiterdaten nach wie vor auf Excel statt auf eine spezifische HR Software. Das bringt in Zeiten strenger werdender Datenschutzvorschriften massive Probleme mit sich. Es gibt aber noch weitere Gründe, warum sich der Umstieg auf eine „echte“ HR Software lohnt.

Datenschutzgrundverordnung: Mehr Rechte für Arbeitnehmer

Die neue Datenschutzgrundverordnung stärkt die Rechte von Kandidaten, Bewerbern und Mitarbeitern. Die Sanktionen gegen Verstöße wurden vom Gesetzgeber verschärft – auf bis zu 20 Millionen Euro Bußgeld oder vier Prozent des weltweit erwirtschafteten Jahresumsatzes. Das neue Gesetz sieht zum Beispiel vor:

• HR darf personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat.
• Bewerber und Arbeitnehmer haben das Recht, auf Anfrage zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten von ihnen verarbeitet werden.
• Sofern der Zweck der Verarbeitung wegfällt, etwa durch Ablehnung eines Bewerbers oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, müssen Daten grundsätzlich unverzüglich gelöscht werden.

Warum die Personaladministration in Excel immer schwieriger wird

Auf Personalabteilungen, die ihre Daten noch in Excel verwalten, könnte damit erheblich Arbeit zukommen. Will ein Kandidat oder Arbeitnehmer zum Beispiel in Erfahrung bringen, welche Daten von ihm zu welchem Zweck im Unternehmen vorgehalten werden, muss die Personalabteilung unverzüglich handeln.
Nichts zu lachen hat dann, wer nicht auf eine digitale Personalakte oder ein Bewerbermanagementsystem zurückgreifen kann, in denen Daten auf Knopfdruck abgerufen werden können.
Stattdessen gilt es Excellisten, Gehaltsabrechnungen und Berichte einzeln zu durchfrosten und die Informationen manuell zusammenzustellen. Das kostet viel Zeit, die HR garantiert an anderer Stelle besser investieren könnte.

Pflicht zur automatischen Löschung personenbezogener Daten

Ähnlich verhält es sich mit der Pflicht zur automatischen Löschung personenbezogener Daten, wenn diese nicht mehr gebraucht werden. Auch in diesem Punkt haben HR Software-Hersteller vorgesorgt.
Hier können sich Nutzer sicher sein, dass Daten automatisch fristgerecht gelöscht werden. Einfach gleich zu Beginn eines Prozesses das potenzielle Löschdatum definieren. Fertig. Den Rest erledigt das Programm nach einer Sicherheitsabfrage automatisch. Dabei lässt sich die Löschfrist aber auch jederzeit verlängern.
In Excel funktioniert dieses Unterfangen nicht so einfach. Die entsprechenden Daten müssen händisch aus langen Dateien herausgefischt und einzeln gelöscht werden. Das ist nicht nur mühsam. Auch die Gefahr ist groß, dass löschbedürftige Daten übersehen werden. Das kann im Zweifel sehr teuer werden.

Automatischer Einwilligungsprozess in Datenverarbeitung

Auch der verpflichtende Einwilligungsprozess seitens Bewerbern zur Verarbeitung ihrer persönlichen Informationen lässt sich mit einer HR Software-Lösung schnell und einfach steuern.
Recruiter können die Einwilligung zum Beispiel bequem per E-Mail-Link einholen. Dazu verschicken die Programme automatisch eine standardisierte Mail an alle Kandidaten mit einem Link zu den Datenschutzbestimmungen des Unternehmens.
Mit einem Klick darauf erklären diese ihre Einwilligung und das System gibt dem Recruiter Rückmeldung, dass das „GO“ des Bewerbers vorliegt und der Recruiting-Prozess fortgesetzt werden kann. Fertig.
Werden Daten hingegen in Excel verwaltet und die Kommunikation über Outlook gesteuert, muss jeder Bewerber einzeln angeschrieben werden. Die Rückmeldungen müssen manuell in in der entsprechenden Liste vermerkt werden.
Bleiben sie aus, muss der Recruiter noch einmal nachfassen. Das kann schnell in Vergessenheit geraten. Werden Daten dann dennoch weiterverarbeitet, ist der Verstoß gegen den Datenschutz Programm.

HR Software: Auch kleine Unternehmen profitieren

Die Datenschutzverordnung ist aber nur einer von vielen Gründen, warum Personalabteilungen Excel auf lange Sicht „adieu“ sagen sollten. Gerade für Unternehmen, die im Wachstum begriffen sind, lohnt sich der Umstieg.
Es mag ja mit fünf oder zehn Mitarbeitern noch funktionieren, Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr mit einem Tabellenkalkulationsprogramm im Blick zu behalten.
Doch je mehr Personen dazu kommen, umso unübersichtlicher wird der Administrationsaufwand. Dann schleichen sich Fehler ein, weil Dokumente aus verschiedenen HR-Bereichen nicht untereinander Daten austauschen, sondern händisch gepflegt werden müssen.

Doppelte Buchhaltung: Eine Fehlerquelle sondersgleichen

Ändern sich zum Beispiel Mitarbeiterdaten oder Arbeitszeiten, müssen die neuen Informationen in ganz unterschiedlichen Listen verändert oder neu berechnet werden. Lässt der Personaler bei diesem Prozess nur ein Dokument aus, hantiert er in dem jeweiligen HR-Bereich mit den falschen Parametern. Das kann Gehaltsabrechnungen verfälschen, Statistiken beeinflussen, und, und, und.
Das Beispiel zeigt: Doppelte Buchhaltung ist extrem anfällig für Fehler. Mit einer HR-Software sind diese von vornherein ausgeschlossen. Daten müssen nur einmal an einziger Stelle aktualisiert werden. Den Rest erledigt das Programm, indem es die Updates in alle anderen Bereiche durchreicht. Einfacher geht’s nicht.

Vergabe von Rechten und Rollen

Noch ein gewichtiger Punkt, der für den Einsatz einer HR Software spricht: In die Personalarbeit sind meist auch andere Kollegen involviert: Die Vorgesetzten aus den einzelnen Fachbereichen zum Beispiel. Mit ihnen kann man sich Excellisten teilen, indem man sie auf dem Server ablegt und gemeinsam bearbeitet.
Die Krux ist allerdings: Es kann immer nur einer an der Liste arbeiten, alle anderen müssen warten. Das vergeudet wertvolle Zeit. Eine HR Software ermöglicht hingegen den parallelen Zugriff auf die relevanten Daten. So können Verzögerungen vermieden werden.

Hinzu kommt: Jeder, der auf eine Excel-Tabelle zugreift, hat in der Regel den vollen Zugriff. An dieser Stelle sehen wiederum Datenschutzbeauftragen rot: Denn gerade bei personenbezogenen Daten muss der Zugriff abhängig von Aufgaben, Rollen und Berechtigungen im Unternehmen gewährt werden. Alles andere ist ein Verstoß gegen den Datenschutz, weil der Arbeitgeber nicht alles in seiner Macht stehende tut, damit kritische Daten nicht ausspioniert werden können. In einer HR Software lässt sich auch das sicher und rechtskonform über die Vergabe von Rechten lösen.