Studie zur Employee Experience: Eingestellt und vergessen?
Viele Unternehmen haben ein wichtiges Thema nicht auf dem Schirm: Employee Experience. Eine Studie offenbart nun, wie HR Software beitragen könnte, diese zu stärken.
Was ist Employee Experience? Eine Definition.
Unter Employee Experience subsumieren sich alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter im Unternehmen sammelt. Darunter fällt weit mehr als der Tischkicker im Pausenraum oder kostenlose Soft Drinks. Nein, es geht um jeden einzelnen Augenblick, den der Mitarbeiter im Büro verbringt und wie wohl er sich in dieser Zeit fühlt.
Warum ist Employee Experience so wichtig? Aus einem einfachen Grund: Mitarbeiter, die eine gute Employee Experience ihr Eigen nennen können, sind zufriedener, motivierter, effizienter und treuer. Sie setzten selbst alles daran, in dem dem Unternehmen lange zu verweilen und fungieren als Markenbotschafter, indem sie über die guten Bedingungen in ihrem Unternehmen sprechen. Im besten Fall tun sie das sogar so intensiv, dass neue Mitarbeiter angelockt werden. Eine gute Employee Experience ist also eine Win-Win-Situation für alle.
Wie gestaltet ein Unternehmen die perfekte Employee Experience aus?
Obwohl die Employee Experience sehr viele unterschiedliche Bereiche und Situationen umfasst, gibt es ein paar Aspekte, die hauptsächlich zu einer positiven Employee Experience beitragen. Laut Jacob Morgen, Futurist und Berater in Employee Experience und Future of Work, gehören dazu die folgenden:
- Kultur
- Perfekte Technologische Ausstattung
Leider belegen Studien allerdings zuhauf, dass es an allen Punkten hapert. Korn Ferry legte das zum Beispiel in ihrer Erhebung “Real World Leadership – Create an engaging culture for greater impact” in punkto Unternehmenskultur dar.
Warum eine starke Unternehmenskultur die Employee Experience stärkt
Zwar zählen die meisten der Befragten die Aufgabe, unternehmenskulturelle Veränderungen voranzutreiben, zu einer ihrer drei Top-Management-Prioritäten. Doch obwohl als wichtige Priorität aufgeführt, findet sich Kulturentwicklung nur zu 16 Prozent in den tatsächlichen Zielsetzungen der Führungsetagen wieder. Möglicherweise, weil gerade mal 29 Prozent der Befragten einer stimmigen Unternehmenskultur auch das Vermögen beimessen, eine Leistungssteigerung für das Unternehmen zu bewirken. (Eine ausführliche Zusammenfassung der Studie findet sich bei den Kollegen von Wollmilchsau.)
Doch das ist ein Denkfehler. Allerdings ist die Voraussetzung dafür, dass sich die Kultur positiv auf Mitarbeiter auswirkt, dass Unternehmen keine Unternehmenskultur etablieren, die Pi mal Daumen passen könnte, sondern den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter eins zu eins Rechnung trägt. Ansonsten geht der Effekt tatsächlich gegen null. Dazu müssen Organisationen vor allem eines: Hinhören. Zum Beispiel kann durch Mitarbeiterbefragungen eruiert werden, wo es im Getriebe knarzt. Daraufhin können passende Maßnahmen eingeleitet werden.
Tipp: Der HR Software Bereich wartet mit guten Tools auf. Nicht nur, dass sich damit Mitarbeiterumfragen schnell und individuell aufsetzen lassen, auch stehen innerhalb der Systeme performante Analysetools zur Verfügung, die die wichtigsten Knackpunkte sozusagen auf dem Silbertablett liefern.
Welche Technologien zur Verbesserung der Employee Experience beitragen
Es kommt aber noch dicker. Denn eine neue Studie aus dem Hause jacando brachte zutage, dass generell im Bereich Technologie noch erheblicher Nachholbedarf besteht. Das betrifft vor allem die angemessene Steuerung des Mitarbeiterlebenszyklus seitens HR.
Das Drama beginnt bereits an der ersten Station des Employee Lifecycles: Der Rekrutierung. In dieser Phase ist es äußerst wichtig, dass die Kandidaten einen guten Eindruck vom Unternehmen erhalten und eng sowie transparent auf dem Bewerbungsweg begleitet werden.
Entsprechende Technologien wie Bewerbermanagement-Systeme würden hier einen grossen Mehrwert liefern. Mit ihnen lässt sich die Bewerbungsphase managen und transparent, kurz und einfach gestalten.
Doch laut der Untersuchung von jacando werden gerade einmal 7 Prozent der Bewerbungen mithilfe eines solchen Systems bearbeitet. Die gängigsten Bewerbungswege aller Mitarbeiter sind stattdessen E-Mails (41 Prozent) und – kein Witz – der Postweg (31 Prozent).
Entsprechende Technologien wie Bewerbermanagement-Systeme würden hier einen grossen Mehrwert liefern. Mit ihnen lässt sich die Bewerbungsphase managen und transparent, kurz und einfach gestalten.
Doch laut der Untersuchung von jacando werden gerade einmal 7 Prozent der Bewerbungen mithilfe eines solchen Systems bearbeitet. Die gängigsten Bewerbungswege aller Mitarbeiter sind stattdessen E-Mails (41 Prozent) und – kein Witz – der Postweg (31 Prozent).
Lange Wartezeiten sind Normalität
Auch die Wartezeiten bis zur ersten Kontaktaufnahme erwiesen sich als nicht arbeitnehmerfreundlich: Nur 44 Prozent aller Mitarbeiter haben wenige Stunden bis zu drei Tage gewartet. Der Grossteil blieb bis zu über einem Monat im Ungewissen und wartete bis zu 45 Tagen auf ein erstes “Lebenszeichen” des Wunsch-Arbeitgebers! In dieser Zeit wickeln andere Arbeitgeber den kompletten Bewerbungsprozess ab.
Auch beim Onboarding besteht Verbesserungsbedarf. Jede Neuanstellung bringt administrativen Aufwand mit sich – logisch. Persönliche Angaben wie beispielsweise Bank- und Versicherungsdaten oder andere Formalitäten und Anmeldungen müssen von den neuen Mitarbeitern schnellstmöglich ausgefüllt und bei der HR-Abteilung abgegeben werden.
Onboarding: Dokumentenverwaltung befindet sich auf Steinzeitniveau
Auch hier kann Technologie von Nutzen sein. Zum Beispiel eine Digitale Personalakte, in der alle Dokumente digital abgelegt und sogar vom Mitarbeiter selbst aktuell gehalten werden können. In diesem Fall spricht man von Employee Self Service.
Doch spätestes hier kommt im Bewerbungsprozess die große Ernüchterung: Fast die Hälfte (47 Prozent) aller Mitarbeiter mussten ihre persönlichen Angaben handschriftlich bei ihrer HR-Abteilung einreichen. Ansonsten waren E-Mail (15 Prozent), Excel-Tabellen (11 Prozent) oder PDF-Formulare (7 Prozent) üblich. Nur 19 Prozent der Angestellten konnten ihre Formalitäten in ein System eintragen, das auf eine digitale Personalakte schliessen lässt. Wie sich das auf die Employee Experince auswirkt, muss an dieser Stelle sicher nicht weiter vertieft werden…
Zielvereinbarung: Nur wenig professionelle Prozesse
Weiter geht’s mit der Zielvereinbarung. Obwohl Ziele für jeden individuellen Mitarbeiter wichtig sind, werden diese nur mit 61 Prozent aller Angestellten regelmässig vereinbart – und das oft ohne digitale Unterstützung. Die Mehrheit der Vorgesetzten (59 Prozent) speichert die Zielvereinbarungen als Text- oder Excel-Datei ab.
Bei fast jedem zehnten Mitarbeiter (9 Prozent) werden diese lediglich mündlich festgelegt sind somit nicht mehr zu einem späteren Zeitpunkt einsehbar. Nicht einmal ein Viertel aller Mitarbeiter gaben an, dass ihre Ziele in einem System abgespeichert werden, auf das sie ebenfalls Zugriff haben und in dem sie ihre Fortschritte transparent dokumentieren können.
Ein Sachverhalt, der die Employee Experience erheblich trübt. Arbeitnehmer gaben an, dass ihnen strukturierte Prozesse bei der Zielvereinbarung helfen würden, motivierter zu arbeiten (55 Prozent) und allgemein zufriedener zu sein (61 Prozent).
Personalentwicklung: Unternehmen müssen handeln!
Ähnliche Zahlen legt die Studie von jacando auch in dem Bereich Personalentwicklung vor. Das verwundert: Damit sich Mitarbeiter weiterentwickeln, motiviert bleiben und im Sinne des Unternehmens handeln, sind Förderungsprogramme ein Muss, weil Wissen zunehmend schneller veraltet. Damit die Personalentwicklung keine einmalige Maßnahme bleibt, kann auch hier die digitale Verwaltung von großem Nutzen sein.
Sie hilft, den Überblick über die Talente und Schwächen zu bewahren, die dem Unternehmen zur Verfügung oder nicht zur Verfügung stehen, passende Förderungsmassnahmen zu planen sowie den Erfolg zu messen. Auch im Hinblick auf eine Nachfolgeplanung kann sie von grosser Hilfe sein und wirkt sich so auch positiv auf das Rekrutierungsbudget aus.
Trotz der Relevanz des Themas, gaben nur knapp mehr als die Hälfte (55 Prozent) aller Mitarbeiter an, dass sie durch auf sie angepasste Programme gefördert werden. Schlimmer noch: Mehr als die Hälfte dieser Mitarbeiter findet die Durchführung solcher Maßnahmen ineffizient (54 Prozent) und wenn sie erfolgt, dann nur unregelmässig (43Prozent).
Employee Experience leidet, weil Unternehmen ihre Talente nicht fördern
Wiederum leidet die Employee Experience: Würde die Organisation von Förderungsprogrammen systemisch-digital stattfinden, würde die Durchführung effizienter ablaufen, sind sich 70 Prozent der Angestellten sicher. 61 Prozent aller Mitarbeiter sind der Meinung, dass dies ausserdem positiv zur Motivation beitragen würde und mehr als die Hälfte (58 Prozent) würde ihren Arbeitgeber dann eher an Dritte weiterempfehlen.
Fazit: Obwohl viele HR-Prozesse digital gehandhabt werden könnten, ist der Weg zum breitflächigen Einsatz von zeit- und kostensparenden Systemen noch weit. Stattdessen kämpfen viele HR Abteilungen auch heute noch mit Papierbergen, Hängeregistern und vollen Aktenschränken.
Dies bedeutet nicht nur für sie einen unangenehmen Mehraufwand und schleppende und sich stets wiederholende Prozesse. Auf diese Weise geraten viele Mitarbeiter mitsamt ihren Potenzialen in Vergessenheit, was deren Employee Experience trübt. Das öffnet dem Wettbewerb Tür und Tor, diese abzuwerben. Denn nur, wer zufrieden ist, bleibt.
