Teil zwei zu “Payroll in Ihrem Unternehmen”: Was sind Payroll Services?
Sie kennen Teil 1 zu “Payroll in Ihrem Unternehmen” noch nicht? Hier erfahren Sie alles zum System und seinen Vorteilen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess, mit dem ArbeitgeberInnen die Löhne der Mitarbeitenden berechnet und auszahlt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden, Einbehaltungen und Abzüge, sowie die Auszahlung der Löhne an die Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann manuell oder mit Hilfe von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware durchgeführt werden.
Payroll Services systematisieren Prozesse
Eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisiert viele der mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Aufgaben, einschließlich Zeiterfassung, Steuerberechnung und Zahlungsverarbeitung. Dadurch können Arbeitgeber Zeit und Geld sparen, da weniger manuelle Eingaben und Berechnungen erforderlich sind.
Darüber hinaus kann die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dazu beitragen, die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften zu gewährleisten. Aus diesen Gründen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Unabhängig davon, ob Sie Inhaber eines Kleinunternehmens oder eines großen Konzerns sind, ist das Verständnis und die Verwaltung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Erfolg unerlässlich.
Payroll Services: Was ist das?
Payroll Services haben nicht nur die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Vorteil. Payroll Services sind Anbieter, die diese Aufgaben teilweise oder vollständig übernehmen. Diese Dienstleister bringen alle Vorteile eines Payroll-Systems, wie in Teil eins beschrieben, mit sich, aber verursachen noch weniger Aufwand für das Unternehmen.
Zudem bringen die Experten mehr Know-How mit sich. Dadurch können sie fundiertes und aktuelles Wissen kombinieren und so den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Payroll Services garantieren Ihrem Unternehmen die Richtigkeit und Rechtskonformität der Entgeltabrechnung und das spart Ihnen Strafzahlungen.
Payroll Services: Aufgabenbereiche
Die Aufgaben eines Payroll Service können vielfältig sein.
Fangen wir mit dem Kerngeschäft eines Payroll Services an:
der Lohnabrechnung
Vor allem geht es hier um die automatische Entgeltabrechnung. Diese muss nicht mehr per Hand pünktlich abgeschickt werden, sondern wird automatisch am Ende des Monats an die Mitarbeitenden verschickt. Was umfasst das Ganze noch:
- die Berechnung des Entgelts und Einbehalten
- Abwicklung der Direktzahlungen mit Direktüberweisungen, die Wartezeiten vermeiden
- Ausfüllen von Steuerunterlagen
- korrekte Zeiteinhaltung der Prozesse
Besonders interessant ist dies bei ausländischen ArbeitgeberInnen, denn gerade hier wird es kompliziert und demnach zeitaufwendig.
Steuern
Besonders wichtig ist hier, dass Lohnabzüge pünktlich gezahlt werden und alle Vorgaben eingehalten werden. Neben der Grundaufgabe bieten Services in der Regel noch weitere Steuerdienstleistungen an:
- Sie füllen ebenfalls Steuerunterlagen für das Unternehmen aus und reichen sie ein.
- Sie berechnen die Steuerklasse, berechnen genau welche Steuern fällig sind und demnach auch welche Rückzahlungen dem Unternehmen zustehen.
- Zudem behalten sie jegliche Fälligkeitstermine im Blick und überwachen diese.
- Jegliches an Formularen etc. wird direkt ausgehändigt, geprüft und eingereicht.
Die Vorteile liegen hier natürlich klar auf der Hand, die Services sind sehr vertraut mit dem Unternehmenssteuerrecht und können somit auch viel präziser arbeiten. So treten Probleme gar nicht erst auf und es kann effizienter gearbeitet werden.
Employee-Self-Service
Der Service besteht daraus, dass den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, über Mitarbeiterportale ihre Daten direkt selbst ändern zu können. Zudem können die Mitarbeiter auch alle Dokumente für die Entgeltabrechnung selbst einsehen. Dazu zählen auch die eigenen Abwesenheiten, Urlaubstage oder andere Fehlzeiten.
Vorschriften
Bei Interesse suchen Sie sich einen Payroll Service, der sich auch um die Einhaltung der Vorschriften kümmert. Die Vorschriften richten sich dabei zum Beispiel nach Unternehmensgröße, Branchen o.ä.. Dies dient auch als Art Kontrolle, da natürlich so auch überprüft wird, ob Mitarbeiter zum Beispiel gerechtfertigt und fair bezahlt werden.
Zeiterfassung
Auch Sie werden wahrscheinlich Mitarbeitende beschäftigen, die sich immer oder oft im Homeoffice befinden. Gerade hier ist eine Zeitdokumentation unerlässlich. Beispielsweise ist dies auch aus Versicherungsgründen interessant, ob eventuell ein Arbeitsunfall geschehen ist, oder ob sich dieser im privaten Raum abgespielt hat.
Automatische Updates
Die Services verfügen in der Regel immer über ein Update System, dass gesetzliche Vorgaben und die Sicherung von Daten laufend updated und sichert.
Informationen und Berichte
Zu guter Letzt bieten Payroll Services ebenfalls einen Bericht für Sie zu generieren. Sie erhalten damit Analysen über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden oder über die Produktivität des Teams. Dadurch können Sie analysieren, wo mehr oder weniger Ressourcen, wie Geld oder Arbeitskraft benötigt werden.
Payroll Services: Ein Payroll Manager kann sinnvoll sein
Der Name erklärt im Grunde die Aufgabe: Ein Manager, der alles Wichtige zur Abwicklung der Lohnbuchhaltung im Blick behält. Der Payroll Manager kann entweder die Aufgaben der Payroll Services verwalten und bearbeiten oder auch den Bereich alleine übernehmen: In beiden Fällen wird damit dem HR-Bereich Kapazitäten freigeräumt. Aufgrund der Vielzahl an Änderungen, Richtlinien und komplexen Verfahren müssen Mitarbeiter und HR-Manager immer auf dem neuesten Stand bleiben, wenn zwischen den beiden Parteien Vereinbarungen getroffen werden. Payroll Manager können die Risiken direkt erkennen und vor möglichen strafrechtlichen Konsequenzen schützen.
Die Aufgaben können demnach weit gestreckt sein. Neben allgemeinen Verwaltungsaufgaben und der Lohnbuchhaltung kann auch die Finanzbuchhaltung mit einspielen. Die Voraussetzungen beziehen sich grundsätzlich auf eine kaufmännische Ausbildung, allerdings gibt es auch viele Quereinsteiger in diesem Beruf. Generell sollte sich die Person in dem Bereich laufend fortbilden, natürlich je nach Verantwortungslevel.
Fazit
Payroll Services bieten noch mehr Sicherheit und Effizienz. Sie sind eine sehr gute Ergänzung für fast jedes Unternehmen. Je komplexer der Themenbereich in Ihrem Unternehmen ist, desto sinnvoller wird es, den externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Fehler in diesem Bereich können zu großen Problemen werden und kosten Ihr Unternehmen nur unnötig Geld und Zeit. Beugen Sie diesem Problem vor und bleiben Sie mit wenig Aufwand rechtskonform.
