Interne Kommunikation mit dem Messenger

Messenger wie WhatsApp haben in der privaten Kommunikation vieles einfacher gemacht. Im beruflichen Umfeld sind die Systeme für die interne Kommunikation allerdings zu unsicher. Sie entsprechen nicht den geltenden Datenschutzvorgaben. Schade eigentlich. Denn in manchen Branchen wäre der Einsatz mehr als praktisch. Die gute Nachricht: Es gibt sichere Alternativen aus dem HR-Software-Bereich.

Warum eine gute interne Kommunikation so wichtig ist 

Das Thema “interne Kommunikation” gewinnt gleich aus mehreren Gründen an Bedeutung. Immer mehr Mitarbeiter genießen zum Beispiel die Möglichkeit, flexibel und teilweise ortsunabhängig zu arbeiten. Es gibt aber auch Branchen, in denen Mitarbeiter in Schichten, in Teilzeit oder ohne einen kontinuierlichen Zugang zum PC arbeiten. Das macht es schwierig, alle Arbeitnehmer zeitgleich über wichtige Neuerungen, Prozesse oder Veränderungen zu informieren.

Weder Betriebsversammlungen noch Mitarbeitermails sind hier das Mittel der Wahl, um alle zuverlässig zu erreichen. Das Problem ist allerdings: Geht es um kritische Mitteilungen, sollten alle Mitarbeiter möglichst gleichzeitig mit den jeweiligen Informationen versorgt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter die Fakten aus zweiter oder dritter Hand bekommen. Hier können leicht Missverständnisse entstehen.

Geschäftsfelder ändern sich schneller

Eine zuverlässige interne Kommunikation ist auch deshalb so wichtig, weil in der modernen Arbeitswelt immer häufiger Veränderungen kommuniziert werden müssen. Das hängt damit zusammen, dass viele Geschäftsfelder sehr volatil sind. Auf ein extrem erfolgreiches Jahr kann schon im nächsten der Einbruch folgen. Das führt dazu, dass Unternehmen, die eben noch expandiert haben, sich kurz darauf wieder gesund schrumpfen.
Aber nicht immer geht es in der internen Kommunikation nur um Restrukturierungen. Es gibt auch andere Nachrichten, die in heterogenen Arbeitsumfeldern zuverlässig die Runde machen sollten. Zum Beispiel:

• Wenn gewohnte Abläufe neu strukturiert werden.
• Wenn sich Gesetzesvorgaben ändern.
• Wenn sich kurzfristige Neuerungen im Management ergeben.
• Und, und, und.

In sehr agilen Umfeldern vergeht praktisch kein Tag, ohne dass derartige Informationen mit allen oder mit bestimmten Teams geteilt werden müssen. Bleiben bestimmte Gruppen außen vor, fühlen sie sich ausgeschlossen. Das senkt die Motivation. Zumal sich auch die Gefahr von Fehlern erhöht, wenn wichtige Vorgaben nicht zuverlässig zum Stichtag umgesetzt werden, weil nicht alle Mitarbeiter die entsprechende Information enthalten haben.

Effektive interne Kommunikation: Die Voraussetzungen

Nicht nur privat, auch im professionellen Kontext scheinen sich Kurznachrichtendienste wie What’sApp hier als die scheinbar perfekte Lösung zu entpuppen, um das Kommunikations-Dilemma zu lösen:

• Nachrichten können per Knopfdruck mit allen Mitarbeitern geteilt werden. Unabhängig davon, ob sie sich gerade an ihrem Arbeitsplatz befinden oder nicht. Über ein Smartphone verfügt schließlich jeder.
• Informationen, die nicht die ganze Mitarbeiterschaft etwas angehen, können in Gruppenchats mit den Kollegen geteilt werden, die es betrifft.

Interne Kommunikation mit dem Messenger: Die Schattenseiten

Aber Achtung. Die Kommunikation über herkömmliche Messenger im professionellen Kontext hat ihre Schattenseiten. Stichwort: Datenschutz. Werden zum Beispiel kritische Fotos übermittelt, von Verträgen etwa, ist das Risiko gegeben, dass diese automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden. WhatsApp verfügt über eine entsprechende Voreinstellung und nicht jeder deaktiviert sie.
Auf diese Daten haben dann auch möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff. Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung. Firmen riskieren hier empfindliche Strafen. 

Wenn Nachrichten an die falschen Kontakte gehen…

Außerdem sind private Messenger-Dienste auch deswegen problematisch, weil sie Nachrichten an Kontakte senden, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind. Ändert ein Kontakt seine Nummer, ohne den Absender zu informieren, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, sobald die Nummer neu vergeben wird. Eine erneute Verletzung der Datenschutzgrundverordnung.

Diese Risiken müssen Arbeitgeber nicht eingehen. Es gibt nämlich sichere Alternativen zu WhatsApp. HR Sofwarehersteller haben sich dem Thema interne Kommunikation angenommen und eine Mitarbeiter-App entwickelt, die all diese Bedenken über Bord wirft. Mit ihr lassen sich auch hochsensible Daten völlig unbedenklich austauschen.

Messenger App für das berufliche Umfeld

Die Datenübertragung erfolgt wie bei WhatsApp über eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Darüber hinaus gibt es aber entscheidende Unterschiede:

• Die Daten werden nicht wie bei WhatsApp auf US-Servern gespeichert, für die der strenge europäische Datenschutz nicht gilt.
• Stattdessen wird die App zentral gehostet. Nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001. Dieses Zertifikat steht für maximale Sicherheit von Informationen, Daten und Systemen und DSGVO-Konformität.
• Zugriff haben immer nur Arbeitnehmer, die auch wirklich in einem Unternehmen beschäftigt sind. Denn die Kontaktdaten werden an zentraler Stelle verwaltet und stets aktualisiert.
• Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, wird sein Zugang zur App deaktiviert. So gelangen Daten nicht versehentlich an ehemalige Mitarbeiter oder Fremde.
• Eigentümer der Daten bleibt immer der Absender. Verschiedene Sicherheitsvorkehrungen stellen sicher, dass übertragene Daten nicht unberechtigt geteilt, abgelegt oder dupliziert werden können.

Das Ergebnis: So nutzen Anwender alle Vorzüge, die sie mit WhatsApp in Verbindung bringen. Allerdings in einem geschützten und sicheren Rahmen. Na, also! Interne Kommunikation gut, alles gut.