HR Fails: Zu wenig HR Software

Der mangelnde Einsatz von HR Software gehört zu den drei größten HR Fails. Dabei würde ein Plus an digitaler Unterstützung Personalmanagern viele Freiräume in der täglichen Arbeit verschaffen.

Das sind die drei größten HR Fails

Die Wissenschaftler der Universität Bamberg haben bei HR-Verantwortlichen nachgefragt: Welche Fehler müssen schnellstens in der HR Arbeit behoben werden? Laut der Studie Recruiting Trends 2019 sind das die drei größten HR Fails:

1. Es fehlt in vielen Fällen an einer Recruiting-Strategie
2. HR ergreift zu wenig Maßnahmen zur Stärkung der eigenen Employer Brand
3. Viele Personaler würden sich einen stärkeren Einsatz einer HR Software wünschen.

Der HR Software Report 2019 des Magazins personalmanager bestätigt letztes: Ohne IT ist die HR Arbeit für viele Personalmanager nicht mehr vorstellbar. 97 Prozent der für die jährliche Studie Befragten Personen sehen das so. Allerdings sind passgenaue HR Software Anwendungen längst noch nicht in allen Unternehmen angekommen. Etwas mehr als 80 Prozent der Personaler nutzen eine HR Software. Aber jeder Fünfte ist „unzufrieden“ mit der aktuell eingesetzten Lösung.

Warum jeder Fünfte „unzufrieden“ mit seiner aktuellen HR Software ist

Aus folgenden Gründen:

• Bei 55 Prozent der Befragten bilden die Tools wichtige Prozesse nicht passgenau ab.
• 39 Prozent der Befragten sind permanent mit technischen Problemen konfrontiert.
• 52 Prozent der Befragten hinken ihren Anwendungs-Möglichkeiten hinterher, weil ihre HR Software über keine Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen verfügt.

Das erzeugt Frust und so mancher HR Manager denkt über den Wechsel des HR-Software-Anbieters nach. Doch damit steht er vor der nächsten Herausforderung. Welche Software passt am besten? Das ist die Frage aller Fragen, die nicht leicht zu beantworten ist. Denn der HR-Software Markt ist stark zerklüftet und überdimensioniert.

Wer hilft bei der Auswahl einer HR Software?

Das macht die Auswahl einer HR Software zu einer hochkomplexen Angelegenheit. Nicht allein, dass die einzelnen Lösungen mit einer sehr unterschiedlichen Funktionsbandbreite daherkommen. Auch die Zielgruppen werden unterschiedlich bedient: Manche Hersteller wenden sich nur an Großkonzerne, andere eher an den Mittelstand. Hier haben es Anwender oft schwer, den Überblick zu behalten.
Was neben einer Konsultation eines unabhängigen Vergleichsportals, das neben schriftlichen Vergleichen der verschiedensten Anbieter auch eine telefonische Erstberatung bietet, helfen kann? Darauf gibt es nur eine Antwort: Die intensive Auseinandersetzung mit den einzelnen Herstellern. Sie bieten kostenlose Einführungen und Demos an. Auch Testzugänge, in denen der Anwender eine Software in Ruhe inspizieren kann, helfen weiter. Ebenfalls empfehlenswert: Der Austausch auf Fachmessen wie der Zukunft Personal.

Datenschutzgrundverordnung: In vielen Bereichen geht es nicht mehr ohne HR Software

Gerade mit Blick auf die strengen Regeln der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es dringend angeraten, sich trotz aller Komplexität intensiv mit dem Thema HR Software und HR Software-Einführung auseinanderzusetzen. Das jedenfalls sagt Wolfgang Brickwedde, Direktor des Institute for competitive Recruiting (ICR), gegenüber dem Magazin personalmanager. Am Beispiel der Mitarbeiterempfehlung betont er: „Wer hier noch ‚händisch‘ arbeitet, sollte sich dringend mal mit den damit einhergehenden Risiken bezüglich der DSGVO beschäftigen.“
Den Hintergrund erläutert Brickwedde gegenüber dem Magazin wie folgt: Mit jeder Mitarbeiterempfehlung gehe die Verarbeitung personenbezogener Daten einher. Oft würden Mitarbeiter einfach einen Lebenslauf einer oder eines Bekannten an die Personalabteilung weiterleiten.

Umgang mit kritischen Daten

Enthalten seien auch kritische Daten wie:

• Namen
• Anschriften
• persönliche Details aus dem Berufs- und Privatleben
• Zeugnisse

Die Verbreitung und elektronische Verarbeitung erfolge „aus Pragmatismus oft alles andere als datenschutzgerecht“. Doch genau hier ziehe die europäische Gesetzgebung mit der DSGVO seit dem 25. Mai 2018 die Zügel an.
„Eine der folgenreichsten Regelungen besagt, dass von jeder Person, deren Daten gespeichert und verarbeitet werden sollen, vorab eine explizite Einwilligung eingeholt und dokumentiert werden muss“, betont Brickwedde. „Aus den Werkzeugen und Datenbanken des klassischen analogen Empfehlungsmanagements – meist sind das Excel-Sheets, die als Grundlage für das Anschreiben von Talenten durch die Personalabteilung dienen – geht die Zustimmung der Betroffenen jedoch kaum hervor.“

Beispiel Bewerbermanagement: Wie eine HR Software hier hilft

Das ist nur eines von vielen Beispielen, warum eine HR Software in so manchem Bereich des HR Managements gute Dienste leisten kann. Im Bewerbermanagement sorgt eine HR Software aber nicht nur für DSGVO-konforme Prozesse, sondern auch für mehr Effizienz. Mit einem Bewerbermanagementsystem steuern Arbeitgeber ihr komplettes Recruiting.
Das Angebotsportfolio der Systeme beinhaltet Funktionen wie:

• Karrierehomepage
• Jobportal
• Multiposting-Tools zum gleichzeitigen Schalten von Stellenanzeigen auf ausgewählten Jobportalen
• CV-Parser zum automatischen Auslesen von Lebensläufen im PDF Format
• Talent-Pool
• Portal für Videointerviews
• Active-Sourcing-Anwendungen

Alle Funktionen interagieren im Optimalfall nahtlos miteinander und tauschen automatisch Daten aus. Auf Knopfdruck erfahren Personalsuchende innerhalb eines Bewerbermanagementsystems außerdem, wie gut ein Kandidat mit seinem Profil zu einer ausgeschriebenen Stelle passt. Ein weiterer Klick und alle berechtigten Entscheidungsträger erhalten die entsprechenden Analysedaten.

Mehr Effizienz im Recruting

Das Team kann sich nun über die Kandidaten abstimmen. Direkt im System. Zum Beispiel, indem es Talente innerhalb einer Scorecard bewertet. Das Talent mit der besten Bewertung wird zum Jobinterview eingeladen. Das erspart viele Meetings, erhöht die Effizienz, minimiert Fehler. Die besten Voraussetzungen, um aus dem War for Talents als Sieger hervorzugehen.

Sie sind auf der Suche nach einer passenden HR Software und fragen sich, welche die richtige Lösung für Sie ist? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne!