Employee Experience: Wie sie sich dank HR-Software verbessert

Unter Employee Experience – oder auch EX – verstehen Experten alle Berührungspunkte eines Mitarbeiters mit seinem Arbeitgeber. Warum die Bedeutung einer guten Employee Experience steigt und wie HR Software helfen kann, sie zu verbessern.

Warum ist eine gute Employee Experience so wichtig?

Die Rechnung ist einfach: Je wohler sich ein Mitarbeiter fühlt, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass er seinem Arbeitgeber die Treue hält. Eine positiv besetzte Employee Experience ist dafür ausschlaggebend. Sie umfasst jede Mitarbeiterinteraktion – vom ersten Kontakt bei der Bewerbung bis zum Abschied beim Ausscheiden. Je wertschätzender die Berührungspunkte mit dem Arbeitgeber ausfallen, umso höher die Bindung des Mitarbeiters.

Die Bedeutung einer guten Employee Experience ist in den letzten Jahren gestiegen. In vielen Branchen herrscht aktuell ein regelrechter War for Talents. Überall wird es für Arbeitgeber schwieriger, Talente zu gewinnen. Umso wichtiger ist es, neue und bestehende Mitarbeiter langfristig durch eine gute Employee Experience an den Betrieb zu binden.

Wie kann eine HR-Software die Employee Experience verbessern?

Der gezielte Einsatz von HR Software an entscheidenden Stellen hilft, die Employee Experience des einzelnen Mitarbeiters zu verbessern. Im besten Fall setzen die Maßnahmen bereits im Bewerbermanagement an.
Unternehmen unterlaufen hier viele Fehler, was die Gefahr erhöht, dass Kandidaten abspringen:

• Karriereseiten sind nicht mobil optimiert.
• Bewerbungsprozesse sind lang und kompliziert.
• Kandidaten müssen lange auf Feedback warten.

Eine HR Software kann hier entscheidend zu einer Verbesserung beitragen:

• Eine Bewerbermanagementsoftware beinhaltet fertige Karriereseiten, die schnell und einfach an die bestehende Homepage eines Unternehmens angebunden werden können. Auch Templates für Stellenanzeigen sind hinterlegt – fix und fertig wie die Karrierehomepage im responsiven Design und individuell auf die hauseigene CI anpassbar.
• Bewerbungsprozesse können mit individuell anpassbaren Bewerbungsformularen oder modernen Angeboten wie der One-Click-Bewerbung verschlankt werden. Bei der One-Click-Bewerbung werden die Profildaten aus Businessnetzwerken mit einem Klick in die Bewerbermanagementsoftware implementiert. Bewerben wird somit zu einer Sache von Sekunden.
• Auch das Tempo des Bewerbungsprozesses lässt sich mit einer HR Software beschleunigen. Matching-Algorithmen gleichen die für eine Stelle gesuchten Skills automatisch gegen die vorhandenen Talente eines Bewerbers ab. Das Ergebnis lässt sich auf Knopfdruck mit den Fachbereichen teilen und die Verantwortlichen bewerten im System die Bewerber. Das erspart manuelle Auswertungen, Meetings und langwierige Absprachen und ermöglicht eine schnelle Rückmeldung gegenüber den Kandidaten.

Employee Experience hängt von der HR-Servicequalität ab

Im weiteren Verlauf des Mitarbeiterlebenszyklus hängt eine gute Employee Experience ebenfalls entscheidend von der Servicequalität verschiedener HR-Prozesse ab. Sie sollten möglichst effizient und mitarbeiternah gestaltet sein.
HR Software Tools unterstützen zum Beispiel in diesen Bereichen:

• Feedbacktools: Um herauszufinden, wie es grundsätzlich um die Employee Experience im eigenen Haus bestellt ist, bieten sich regelmäßige interne Umfragen an. Moderne Feedbacktools helfen dabei, bestehende Painpoints der Mitarbeiter zu eruieren. Die Anwendungen ermöglichen anonyme Umfragen, die individuell erstellt werden können. Dank integriertem Analysetool steht die Auswertung auf Knopfdruck zur Verfügung.
• Automatische Analysen: Automatisierte Analysen tragen auch in vielen anderen Bereichen entscheidend zur Employee Experience in einem Unternehmen bei. In der Personalentwicklung lässt sich zum Beispiel die weitere Karriereplanung für einen Mitarbeiter damit leicht managen. Mit ein paar Klicks ist der optimale Karriereverlauf samt den passenden Personalentwicklungs-Maßnahmen ausgewertet. Ähnliche Funktionen stehen für die Nachfolgeplanung und viele weitere HR-Bereiche parat.
• Daten aus der Cloud: Gerade in global organisierten Betrieben ist es wichtig, dass alle autorisierten Mitarbeiter auf das unternehmenseigene HR-Portal zugreifen können. Über verschiedene Standorte und Zeitgrenzen hinweg. Eine HR-Software aus der Cloud macht’s möglich. Alle Informationen und Tools sind jederzeit online abrufbar. Das beschleunigt personalbezogene Entscheidungsprozesse erheblich und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Employee Self Service: Employee Self Service Portale ermöglichen es Mitarbeitern nicht nur, ihre persönlichen Daten selbst zu verwalten. Auch verschiedene Anträge und Formulare können im Self Service gestellt und ausgefüllt werden: Leihanfragen für den hauseigenen KFZ-Pool oder Urlaubsanträge etwa. Mitarbeiter können sich im Weiterbildungsportal auch die passende Weiterbildung aussuchen und, und, und. Der Effekt: Sie sind stärker in Prozesse eingebunden, wissen jederzeit um den Status Quo und können passend zu ihren Neigungen Entscheidungen treffen. Das steigert die Bindung.
• Alle gleich behandeln: Schätzungen zufolge haben 70 Prozent der Arbeitskräfte keinen kontinuierlichen Zugang zu Kommunikationsmitteln wie dem Intranet, weil sie nicht immer fest an einem Arbeitsplatz arbeiten. Das betrifft zum Beispiel Handwerker, Ärzte, Pfleger und Vertriebler. An ihnen können wichtige interne Informationen vorbeigehen. Der Effekt: Sie fühlen sich übergangen und die Bindung an den Arbeitgeber sinkt. Hier helfen Apps, mit der sich die interne Kommunikation datenschutzkonform steuern lässt. Sie verfügen über einen Nachrichtenstream für alle und bieten Chaträume für den Austausch innerhalb des Teams. So fühlen sich alle gleichermaßen eingebunden und wertgeschätzt.
• Einen eigenen Beitrag leisten:Kommunikationstools wie Instant Messenger oder Chat-Apps geben Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit, gegenüber Vorgesetzten direktes Feedback zu bestimmten Themen zu geben oder eigene Ideen einzubringen. Dieser direkte Draht zum Management ist für jeden Mitarbeiter sinnstiftend. Er weiß, er kann zu dem Gelingen eines Projekts mit seinem Know-how beitragen und wird wahrgenommen.

Mitarbeiterbindung im Sturzflug

Die Beispiele zeigen: Mit der richtigen HR Software ist es ein Leichtes, die Employee Experience der Mitarbeiter zu steigern. Auf die leichte Schulter nehmen sollten Arbeitgeber das Thema nicht. Der „Gallup Engagement Index 2018“ belegt nämlich: Arbeitgeber, die nicht für eine einheitliche Employee Experience sorgen, laufen Gefahr, ihre Mitarbeiter zu vergraulen.

Gerade einmal 15 Prozent der Berufstätigen weisen heute noch eine hohe emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber auf. Von den Mitarbeitern mit geringer Bindung beabsichtigt ein Viertel, den Arbeitgeber binnen eines Jahres zu verlassen. Diese Zahlen geben zu denken.