E-Recruiting: Aufholbedarf in Europas HR Abteilungen

E-Recruiting, die digitale Art der Rekrutierung – ist nichts Neues und in der HR Welt nicht mehr wegzudenken? Falsch! Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) in Europa scheint das Thema noch längst nicht angekommen zu sein, wie eine länderübergreifende Studie gezeigt hat. Das führt dazu, dass alleine in den HR Abteilungen der DACH-Region jährlich rund 1 Milliarde Euro aufgrund mangelnder digitalisierter Prozesse verschenkt wird.
Von Melissa Rösch, jacando 
Die Übersicht als Recruiter zu behalten, ist nicht einfach: Unzählige Bewerbungseingänge, die an Fachverantwortliche weitergeleitet werden müssen, Einladungen und Absagen an Bewerber, das Durchführen von Bewerbungsgesprächen, dazu zahlreiche admistrative Aufgaben rund um den Recruiting-Prozess – die Liste ist endlos.

Alte Strukturen überwiegen

Umso überraschender eigentlich, dass viele KMUs heutzutage trotz des Angebots moderner und effizienter Lösungen, noch immer an den alten Strukturen festhalten: Bewerbungen erreichen 34 Prozent der europäischen KMUs auf dem Postweg und 52 Prozent per E-Mail.

Und obwohl viele Unternehmen mittlerweile ausdrücklich um E-Mails statt Postbewerbungen bitten und diese von Natur aus digital sind, heisst das noch lange nicht, dass sie auch digital verwaltet werden.
Denn ein Bewerbermanagementsystem, welches eine effiziente Bewerberverwaltung ermöglicht, fehlt in den meisten Fällen: Nur bei 14 Prozent aller untersuchten KMUs werden Bewerbungen effizient per System verwaltet.

E-Recruiting in und ausserhalb der DACH-Region

Zwar schneidet die DACH-Region – was den Einsatz von Bewerbermanagement-Software angeht – mit 18 Prozent im Vergleich noch am besten ab; die Tatsache, dass aber nicht einmal jedes 5. Unternehmen seine Bewerbungen effizient verwaltet, erstaunt.
In den Nordics (Schweden, Dänemark und Norwegen) ist die Digitalisierung auf einem ähnlich tiefen Niveau wie in der DACH-Region. Schuld daran ist aber nicht Schweden, denn dieses Land erweist sich vergleichsweise als wahrer Digitalisierungsstar: Knapp 50 Prozent der Unternehmen verwalten hier ihre Bewerbungen bereits voll-digital via Bewerbermanagementsystem.
Dass die KMUs in der südlichen Region in Digitalisierungsthemen weniger mit Nordics oder DACH mithalten können, liegt nicht nur an finanziellen Möglichkeiten, sondern vor allem an den Bewerbungsgepflogenheiten im jeweiligen Land: Denn bei italienischen und spanischen Arbeitgebern werden Mitarbeiter oftmals noch mündlich abgeworben, oder die Bewerber stellen sich beim Unternehmen gleich persönlich vor.

E-Recruiting: Exkurs Social und Mobile Recruiting

Zu einem erfolgreichen E-Recruiting zählt allerdings nicht nur das digitale und innovative Bewerbermanagementsystem, welches schnell und effektiv umgesetzt werden kann – sondern zum Beispiel auch die mobile Anpassung der Karriereseite und das Rekrutieren via Social Media Kanälen spielen dabei eine Rolle.
Auch in dieser Hinsicht sieht es im länderübergreifenden Vergleich bei allen untersuchten Regionen ähnlich aus. Am mobile-tauglichsten sind die skandinavischen Karriereseiten. Diese liegen mit 66 Prozent genau im europäischen Durchschnitt. Die DACH-Region liegt mit 62 Prozent etwas unter dem Durchschnitt und das Schlusslicht bildet der Süden mit 57 Prozent.
Soziale Netzwerke hat heutzutage jedes Unternehmen? Nicht ganz. Was Social Media angeht, das wie angedeutet ideal für Recruiting-Zwecke genutzt werden kann, schneidet DACH im Regionen-Vergleich am schlechtesten ab.
Denn hier fehlt oftmals sogar die Grundvoraussetzung: Nur jedes dritte KMU ist überhaupt auf Facebook vertreten und die Business Netzwerke LinkedIn und Xing werden noch viel seltener verwendet. In den Nordics findet man jedes zweite KMU auf Facebook und auch auf LinkedIn haben mit 43 Prozent fast genauso viele KMUs einen Account angelegt.
Etwas mehr genutzt wird LinkedIn mit 45 Prozent in der südlichen Region und auch Facebook wird dort ähnlich oft eingesetzt. Für “echtes” Social Recruiting werden aber dennoch die wenigsten Profile genutzt: Denn in 50 Prozent der Fälle wurden die Accounts einmal angelegt und seitdem nie mehr unterhalten – oder dienen hauptsächlich normalen Marketingzwecken.

E-Recruiting spart Zeit und Kosten!

Aber nun nochmal zurück zu den Bewerbungseingängen: Die veralteten Rekrutierungsgewohnheiten kommen den Unternehmen aufgrund ihrer zeitverschwenderischen Art teuer zu stehen. Denn der Prozess rund um eine Bewerbung per E-Mail benötigt vier Mal und postalisch sogar fünf Mal so lange wie über ein modernes E-Recruiting-System.
Dass dies die Unternehmen im Endeffekt teuer kommt, liegt auf der Hand: Bei durchschnittlich 50 Bewerbungen pro Vakanz bedeutet das, dass jährlich 60 Millionen Bewerbungen auf ineffiziente Weise gehandhabt werden.
In Arbeitsstunden sind dies 30 Millionen. Und die Kosten, die sind immens: Alleine in der DACH-Region gehen so 1 Milliarde Euro aufgrund von fehlenden digitalen Bewerbungsprozessen verloren – und dies jährlich!

Investieren lohnt sich

Jährlich 1 Milliarde Euro Kosten, die eigentlich ganz einfach eingespart werden können! Die Lösung hierfür lautet Bewerbermanagementsystem und wirkt sich bereits nach wenigen Monaten positiv auf die Kosten aus. Aber noch einmal von vorne und im Detail:
Ein KMU mit einer Grössenordnung von 250 Mitarbeitern besetzt durchschnittlich 25 Stellen pro Jahr und wickelt damit jährlich mehr als 1000 Bewerbungen ab. Mit dem Einsatz eines Bewerbermanagementsystems können von Eingang Bewerbung bis Einladung zum 1. Gespräch/zur Absage rund 30 Minuten eingespart werden.
Dies bedeutet für das KMU im Beispiel, dass so pro Jahr rund 460 Arbeitsstunden oder 18.000 Euro Kosten eingespart werden können. Bezieht man die jährlichen Kosten für den Einsatz eines Systems mit ein, bedeutet das, dass nach weniger als 3 Monaten die Kosten für die Investion gedeckt sind! Die Ausgaben für die Rekrutierung können also mit Hilfe einer innovativen Software binnen kürzester Zeit auf einen Bruchteil reduziert werden.

Einmal digital, immer digital

Entgegen der Meinung vieler Geschäftsführer und Personalverantwortlicher ist die Umstellung auf “digital” also nicht zwingend mit unbezahlbaren Kosten verbunden.
Zugegebenermassen kann der erste Einblick in die Welt des E-Recruitings  komplex und etwas beschwerlich sein, doch um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der Wechsel auf eine E-Recruiting-Lösung früher oder später nicht vermeidbar.
Und sind die Bewerber und deren Dokumente übersichtlich und einfach organisiert, kann man sich in Ruhe anderen wichtigen Themen wie beispielsweise dem Social Recruiting widmen. Und eines ist sicher: Ist man einmal digital unterwegs, kann man sich ein Zurückgehen auf die herkömmliche Art der Rekrutierung nicht mehr vorstellen.
Zur Person
Melissa Rösch arbeitet im Bereich Marketing & PR bei jacando. jacando ist ein HR Cloud Software Anbieter und steht für innovative HR Lösungen.