Die große HR-Software Vergleichsstudie: HR nicht fit für die Zukunft

HR-Prozesse zu managen, ist ohne eine passende HR Software so gut wie undenkbar geworden. Denn auf HR kommen viele grundlegende strategische Aufgaben zu, für die es Zeit braucht. Doch Zeit gewinnen Human Resources Manager nur, wenn sie Routineaufgaben an digitale Programme auslagern. Hier besteht dringender Handlungsbedarf. Das ist das Ergebnis der großen HR-Software-Vergleichsstudie.

 HR-Software-Vergleichsstudie: Die Ergebnisse im Überblick

Die Arbeitswelt gewinnt infolge der Digitalisierung an Tempo und Komplexität. Parallel dazu mangelt es an Arbeitskräften. Die Folge: Arbeit verdichtet sich zusehends, weil sich immer diffizilere Aufgaben in Unternehmen auf immer weniger Schultern verteilen.

Angesichts dessen muss sich HR fragen: Wie kann ich Mitarbeitern den Weg in das Digitalzeitalter ebnen? Die Krux ist allerdings: Human Resources Managern fehlt die Zeit, die Weichen in Richtung Organisation der Zukunft zu stellen. Denn die Erledigung administrativer Prozesse nimmt einen viel zu großen Teil des Arbeitsalltags in Anspruch.
Routineprozesse, für die es längst die passende HR-Software-Lösung am Markt gäbe, müssen ganz offensichtlich nach wie vor in Excel-Listen oder sogar noch auf Papier erledigt werden – ohne Anbindung an die Systeme anderer Abteilungen und ohne automatischen Datenaustausch.
Zu diesem Ergebnis kommt jedenfalls die große HR-Software-Vergleichsstudie 2018 des Vergleichsportals HR-Software-Vergleich. An der Erhebung nahmen 250 HR-Experten, Entscheidungsträger und Führungskräfte unterschiedlicher Unternehmen und Unternehmensgrößen aus ganz Deutschland teil.

Digitalisierung: Nicht bei HR angekommen

80 Prozent der Studienteilnehmer geben zwar an, bereits mit einer HR-Software zu arbeiten. Doch in der Realität scheint es sich bei der HR-Software-Landschaft vieler Unternehmen um einen mehr oder weniger weitmaschigen digitalen Flickenteppich zu handeln.
Lediglich bei zehn Prozent der befragten Unternehmen werden alle HR-Prozesse mit einer HR-Software abgewickelt. 73 Prozent der Anwender geben dagegen an, dass in ihren Unternehmen nur ausgesuchte HR-Bereiche IT-gestützt gemangt werden. 20 Prozent der Befragten konstatieren sogar, in allen Bereichen noch ausschließlich auf Papier zu arbeiten und keinerlei Software-Unterstützung bei ihrer Arbeit zu haben. Das heißt im Klartext: In 90 Prozent der Unternehmen laufen HR-Prozesse nur teilweise oder gar nicht IT-gestützt ab.

HR-Software-Vergleichsstudie zeigt Handlungsbedarf auf

Es besteht also Handlungsbedarf. So sehen es die Befragten selbst. So geht die Mehrheit (80 Prozent) davon aus, dass HR-Software künftig in zunehmendem Maße zum Unternehmenserfolg beitragen wird. Personalbereiche sind sich also durchaus bewusst, dass sie im Rahmen der Organisationsentwicklung eine wichtige Rolle spielen und welche Bedeutung der Einsatz der passenden HR-Software dabei hat. Insofern ist das Bedürfnis, eine zu den Unternehmensprozessen passende Lösung zu verwenden, vergleichsweise groß.
In diesen Bereichen wünschen sich Personalverantwortliche laut der großen HR-Software-Vergleichsstudie vor allem Unterstützung durch eine HR Software:

• Bewerbermanagement / Recruiting (84 Prozent)
• Digitale Personalakte (72 Prozent)
• Personalentwicklung (51 Prozent)
• Talentmanagement (49 Prozent)
• Weiterbildung (49 Prozent)
• Personalplanung (44 Prozent)
• Personalcontrolling (40 Prozent)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (37 Prozent)
• Personalverwaltung (35 Prozent)
• Kompetenzmanagement (33 Prozent)
• Mitarbeitergespräche (33 Prozent)
• Mitarbeiterportale (33 Prozent)
• Performancemanagement (33 Prozent)

Bewerbermanagementsysteme sind besonders wichtig

Dass der Fokus der Personaler dabei vor allem auf dem Thema Bewerbermanagement liegt, kommt nicht von ungefähr. Immerhin macht der Fachkräftemangel Recruitern das Leben im Moment wirklich schwer. Umso willkommener sind Tools, die zum Beispiel im Active Sourcing, der Direktansprache von Kandidaten, unterstützen.
Stutzig macht in diesem Zusammenhang allerdings, dass knapp 70 Prozent der befragten Personaler angeben, bereits über ein Bewerbermanagement-System zu verfügen. Wie passt das mit dem mehrheitlichen Wunsch nach einem neuen System zusammen?
Eine mögliche Erklärung wäre, dass die aktuell benutzte Software ihren Zweck nicht angemessen erfüllt und Personalverantwortliche auf ein anderes Tool ausweichen möchten. Ein zweiter Grund könnte sein, dass es sich bei dem eingesetzten Tool gar nicht um eine explizite Bewerbermanagementsoftware handelt und sich Personaler eine Lösung wünschen, die die Unternehmensprozesse genauer abbildet.

HR Software: Bei der Auswahl werden häufig Kompromisse gemacht

Und tatsächlich scheinen bei der Auswahl einer HR-Software häufig Kompromisse gemacht zu werden. Das legt zumindest ein weiteres Ergebnis der großen HR-Software-Vergleichsstudie nahe. So zeigte sich, dass nur die wenigsten Firmen auf eine HR Software etablierter Markenhersteller zurückgreifen. Gefragt nach den HR-Software-Hersteller, bei dem die bestehende Lösung eingekauft wurde, setzte fast die Hälfte der befragten Studienteilnehmer das Häkchen in der Kategorie „Sonstiges“.
Selbst „Platzhirsch“ SAP kann gerade einmal 25 Prozent der Stimmen auf sich vereinen. Gefolgt von Haufe Umantis mit nur 5 Prozent und HR4YOU mit nur 4 Prozent der abgegebenen Stimmen. Weitere renommierte Hersteller wie Perbit, Persis, Talentsoft, d.vinci, Infoniqa, Softgarden, Aconso, BITE, Recruitee oder Agenda vereinen in der Umfrage gerade einmal zwischen einem und zwei Prozent der Anwenderunternehmen auf sich.

Schlechte Software sorgt für Schwierigkeiten im Tagesgeschäft

Unternehmen scheinen also tatsächlich vermehrt die Software eines Herstellers für das Management ihrer HR-Prozesse zu nutzen, die nicht spezifisch für den HR-Bereich programmiert wurde. Das sollte Entscheidungsträgern zu denken geben.

Denn der Einsatz einer nicht explizit für den HR-Bereich entwickelten Software dürfte angesichts des steigenden Drucks und der vielfältigen Aufgaben von HR für Schwierigkeiten im Tagesgeschäft sorgen. Prozesse, die effizient bearbeitet werden könnten, geraten so ins Stocken, weil die HR-Software nicht performant genug ist. So wird es Unternehmen kaum gelingen, sich für die Zukunft aufzustellen.