Kurzübersicht über EDIB® Dokumente von BEGIS
Das Tool EDIB® Dokumente von BEGIS wartet mit folgenden Features auf:
- Einfache Dokumentenerstellung durch die Übernahme von Stammdaten aus jedem beliebigen System.
- Professionelle Dialog-Hilfe zur Erstellung von Dokumenten.
- Zentrale Verwaltung von Bildern, Logos, etc.
- Zeugnisgenerator
- Anpassbarkeit an das Corporate Design eines Unternehmens
- Zugriff auf Dokumente direkt aus Akten, Portalen oder der hauseigenen HR-Software
- Berechtigungsvergabe
- Individuelle Gestaltbarkeit von Dokumentenvorlagen.
- Hohe Standardisierbarkeit und Automatisierbarkeit
- Höchste Sicherheitsstandards
Die Funktionen von EDIB® Dokumente von BEGIS im Überblick
Allgemeine Informationen
Zunächst punktet Hersteller BEGIS durch einen umfassenden Kundensupport. So unterstützt das Software Unternehmen die Anwender von EDIB® Dokumente bei der erfolgreichen Einführung mit folgenden Schritten:
- Projektvorbereitung: Gemeinsame Erstellung eines Projektplans und Festlegen aller Aufgaben für das Projektteam.
- Erarbeiten eines Fachkonzepts: Das Fachkonzept dient dazu, ein gemeinsames Verständnis über die Projektarbeiten zu schaffen, die Arbeiten und die Zuständigkeiten in den Einzelaktivitäten zu präzisieren und zentral zu dokumentieren.
- Realisierung: Implementierung und Anpassung des Systems gemäß des Fachkonzepts inklusive:
- Einrichtung der Dokumente
- Übernahme von Belegdaten
- Anlage der initial benannten Anwender
- Rechenzentrum: EDIB® Dokumente wird im Rechenzentrum der BEGIS betrieben. Kunden benötigen zur Nutzung nur eine Anbindung an dieses Rechenzentrum.
- Anwenderschulungen: Der HR Software Anbieter BEGIS bietet Anwenderschulungen an. Entweder als Präsenzseminar mit maximal acht Teilnehmern. Oder als Web-Schulung im virtuellen Schulungsraum der BEGIS mit maximal 12 Anwendern.
EDIB® Dokumente Composer
Mit dem EDIB® Dokumente Composer können Anwender Dokumente und E-Mails aus System-Anwendungen voll- oder teilautomatisiert erstellen. Der Hersteller bietet hierzu ein Bündel an Standardfunktionalitäten an:
- Vollständige Prozess- und Datenintegration von EDIB® Dokumente in Drittsysteme
- Voll- oder halbautomatische Generierung von Dokumenten und E-Mails aus SAP GUI oder Web-Anwendungen für alle EDIB® Dokumente Vorlagen im Einzel- und Mengenverfahren
- Nutzung der Daten aus beliebigen externen Systemen
- Assistentenbasierte, interaktive Erfassung von zusätzlichen Dateneingaben und Entscheidungen des Benutzers während der Dokumentenerstellung wie der Zusteuerung von weiteren Anlagen zu einem Dokument
- Zwischenspeichern von assistentenbasierten Eingaben während der Dokumentenerstellung: Die Bearbeitung von Dateneingaben und Entscheidungen kann unterbrochen werden, der aktuelle Bearbeitungsstand wird zwischengespeichert.
- Assistentenbasierte Zusammenfassung der eingegebenen Daten vor Erstellung des Dokumentes.
Überdies lassen sich die Zugriffsrechte auf das System dank eines detaillierte Rollen- und Berechtigungssystems dezidiert steuern. So bekommt jeder Anwender nur die Daten zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.
Innerhalb des Tools können Nutzer erstellte Dokumente und E-Mails durch ein integriertes Textverarbeitungsmodul noch einmal komplett nachbearbeiten und als Lokale Kopie speichern.
Über eine Vorschaufunktion lassen sich fertige E-Mails in den Versionen „HTML“ oder „Nur Text“ noch einmal final begutachten. Und: Anwendern steht eine mehrsprachige Benutzeroberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Portugiesisch und Bulgarisch vor Verfügung. Das ermöglich auch die Erstellung von gemischtsprachigen Dokumenten in der Einzel- und Mengenverarbeitung.
Dokumentenerzeugung
Über den EDIB® Dokumente Generator können Dokumente oder E-Mails generiert und im Einzel und Mengenverfahren zentral verwaltet werden. Das Tool wartet mit folgenden Pluspunkten auf:
- Speicherung der im Dokument enthaltenen System- und Benutzerdaten sowie der Metadaten für die Verwendung in Folgeprozessen (z.B. Übergabe von Vertragsdaten aus SAP E-Recruiting über das Vertragsdokument an SAP ERP HCM) als Datencontainer am Dokument
- Intelligente Zuordnung der Erzeugung von Dokumenten und E-Mails zu verschiedenen Personen und Vorgängen in SAP (z.B. Zuordnung zum betroffenen Mitarbeiter, zum erstellenden Benutzer oder auch zu Verträgen oder Accounts im Kundenbeziehungsmanagement)
- Mehrfachselektion von EDIB® Dokumente Aufträgen zur gleichzeitigen Ausführung von Operationen, z.B. Finalisieren, Abgrenzen oder Löschen
- Verteilter Aufruf aller Dokumente und E-Mails über eine komfortable Bedienoberfläche
- Statusanzeige zum Dokument oder zur E-Mail:
- neu
- Entwurf
- final
- ausgegeben
- in Bearbeitung
- Versionierung und zentrale Verwaltung von erstellten einzelnen Dokumenten und E-Mails
- Anzeige von relevanten Informationen zu einem ausgewählten Auftrag:
- Benutzerinformationen
- Historie über Statusänderungen
- Hinterlegen von Notizen
Bewertung von EDIB® Dokumente
Ein ganz schön ausgefeiltes Tool, das BEGIS hier zum Thema Dokumentenverwaltung abgeliefert hat. Die Vorteile des Tools auf einen Blick:
- Extrem breit gefächerter Funktionsumfang.
- Effektivität: Dokumente lassen sich mit einem Klick erstellen und in die richtigen Formate bringen.
- Effizienz: Dank einer intuitiven Benutzerführung und durch unterstützende Dialogfunktionen lassen sich hochwertigte Dokumente in kurzer Zeit erstellen.
- Anwender haben dank einer hohen Übersichtlichkeit und der Kompatibilität mit anderen HR- oder Anwendersystemen jederzeit volle Transparenz und Kontrolle über Inhalte und Daten.
- Skalierbarkeit: Dokumente- und Kommunikationsprozesse lassen sich dank der hohen Skalierbarkeit des Systems unternehmensweit und international standardisieren.
- Komfort: Dokumente lassen sich intuitiv, weitestgehend automatisiert und standardisiert erstellen.
- Bestehende Daten aus allen Unternehmensanwendungen lassen sich nutzen und als Grundlage für eine High-End-Kommunikation verwenden.
